Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление личной карточки работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2. Это документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом. Все сведения вписывают на основании предоставленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.
Начало формы и раздел лОбщие сведения»
Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.
Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:
- табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
- идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
- характер работы (постоянно или временно);
- вид работы (основная или по совместительству);
- пол (мужской, женский).
Формулировки записей о состоянии в браке
| Брачный статус | Код по ОКИН |
| Никогда не состоял (не состояла) в браке | 1 |
| Состоит в зарегистрированном браке | 2 |
| Состоит в незарегистрированном браке | 3 |
| Вдовец (вдова) | 4 |
| Разведен (разведена) | 5 |
| Разошелся (разошлась) | 6 |
Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2
Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:
- для ознакомления с записями в трудовой книжке;
- для учета военнообязанных.
С 19.10.2019 начало действовать Постановление Правительства от 09.10.2019 № 1302, которое отменяет использование личной карточки по форме № Т-2 в целях воинского учета. Поправки оговаривают, что взамен Министерство обороны утвердит перечень учетных документов. Пока изменений нет, и работодатели вправе пользоваться личными карточками, поскольку это предусмотрено , утв. 11.07.2017. Чтобы не нарушить законодательство, следите за новостями.
В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, этот документ, как нам кажется, не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А хранить его надо постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.
Минимально работник расписывается в карточке три раза:
- за достоверность сведений при приеме на работу;
- при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
- при увольнении.
В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке рядом с дублирующей записью об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2020 года.
Когда прерывается стаж в медицине?
Ответственность, которая лежит на медицинских работниках, намного больше ответственности, возлагающихся на работников из других сфер. По этой причине государство предоставляет таким лицам ряд льгот, которые в первую очередь затрагивают пенсионные выплаты.
Так, субъект имеет право выйти на пенсию досрочно при условии, что он проработал в медицине 25 или 30 лет (при работе в медицинских учреждениях, относящихся к селам или городам соответственно). Возраст медработника при этом никак не влияет на дату выхода на досрочную пенсию.
Непрерывная работа также не влияет на возможность медицинского работника выйти на пенсию раньше общепринятого срока. Однако она может учитываться в процессе подсчета пособия по старости, которое будет ежемесячно начисляться работнику после выхода на пенсию.
Несмотря на некоторые льготы, которые предоставляются лицам, работающим в медицинской сфере на них, распространяются общие правила сохранения непрерывности своего стажа. Т.е., если физлицо прекратило занимать свою должность по причине окончания срока трудового договора, то у него есть 30 дней, чтобы трудоустроиться вновь. Если причиной увольнения стало собственное желание медработника, он должен найти работу в течение 3 недель.
Как считается непрерывность
ВНИМАНИЕ! По общим правилам рабочий стаж прерывается, если после увольнения с прошлого рабочего места, работник в течение месяца не подписал новое соглашение с прежним или новым работодателем.
Запомните, что на данный момент, это обстоятельство никак не влияет на величину пенсии. Однако непрерывность стажа труда влияет на дальнейшее трудоустройство человека.
Стаж работы сохраняется, если перерыв составил не более 2 месяцев. Сюда причисляется:
- ушедшие из-за окончания срока соглашения из компании, расположенной на Крайнем Севере;
- вернувшиеся граждане с работы за границей, уволенные из российских и международных фирм;
- переселенцы из государств, с которыми подписано соглашение о социальном обеспечении, период начинают отчитывать с момента приезда в страну.
Сохраняется до 3 месяцев в случаях разрыва соглашения по причинам:
- реорганизации, прекращения работы, уменьшения штата (численности);
- болезней, инвалидности, период отсчитывается с момента выздоровления;
- невозможности делать свою работу по должности (специальности);
- уменьшения классов начальной школы, если соглашение разорвано с преподавателем, чьи ученики перешли в 4 класс.
Не прерывается стаж при разрыве контракта с беременными, матерями до исполнения малышу 14 лет, ребенку-инвалиду – 18 лет.
Остается без учета длительности перерыва в случае увольнения:
- работающей девушки, жених которой переведен в иную местность, то же касается и жен;
- пенсионеров.
Не прерывается, если при смене рабочего места по инициативе сотрудника не прошло 3-4 недель.
Как считать непрерывный стаж работы
Для расчета непрерывного стажа необходимо обратиться к трудовой книжке и выписать из нее периоды работы. При этом следует иметь ввиду, что если сотрудник менял место работы, то даты смены трудовых мест могут идти не строго друг за другом. Непрерывность трудового стажа будет сохраняться только в том случае, если перерыв в работе не превышает:
- 1 месяц – при увольнении по собственному желанию;
- 2 месяца – для работников Крайнего Севера и за пределами РФ;
- 3 месяца – при увольнении в связи с сокращением или ликвидацией.
Кроме того, непрерывный трудовой стаж также возможен в следующих случаях:
- при увольнении для ухода за ребенком с ВИЧ, при этом специалист подписывает соглашение, по которому он должен вернуться к работе при достижении ребенком 18 лет;
- если работник вернулся на работу уже после выхода на пенсию;
- при увольнении военнослужащего.
Таким образом, если перерывы в работе по трудовой не будут превышать указанные периоды, то стаж работы будет считаться непрерывным. В противном случае стаж прерывается.
На что влияет непрерывный стаж
Непрерывный трудовой стаж служит основанием для надбавок людям, трудящимся в непростых климатических условиях. Такая возможность предусмотрена в отдельных регионах, например:
- Архангельской области;
- Крайнем Севере;
- Карелии;
- Бурятии и т.д.
Кроме того, такой период имеет значение при определенных обстоятельствах:
- В некоторых отраслях деятельности непрерывно трудящиеся работники могут получить льготы и премии. Например, в сфере образования или медицины.
- Отдельные работодатели поощряют сотрудников, которые долго трудятся на их предприятиях. Такую форму вознаграждения стоит отразить во внутренней политике.
Как считается непрерывный стаж
Этот период считается по трудовой книжке. Чтобы определить срок непрерывного стажа, нужно:
- обозначить дату начала работы на одном месте (у одного работодателя, в одной сфере и т.д.);
- учесть все перерывы, которые по закону входят в непрерывный стаж;
- определить окончание деятельности — перерыв, который не входит в такой стаж;
- посчитать, сколько лет, месяцев и дней вошло в это время.
Хранение карточек Т-2
Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).
Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).
Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.
Других требований к хранению карточек не установлено.
Среди документов по кадрам личная карточка работника представляет собой основной источник сведений по каждому сотруднику. Работодатель обязан вести её (форма т2) на всех сотрудников, даже на тех, кто принят по совместительству. Подробная инструкция по заполнению, бланк и готовый пример – обо всем прямо сейчас.
Законодательство утвердило единую форму т2, которую ведут все организации, вне зависимости от формы собственности и численности персонала. В документе содержатся все основные сведения о гражданине:
- информация об образовании;
- информация о профессиональном опыте (стаж, квалификация в соответствии с полученным образованием);
- личные сведения (адрес, состав семьи);
- данные по текущему месту работы (отпуск, награды, переподготовка и т.п.);
- данные паспорта, диплома, военного билета и некоторых других документов.
Наряду с единым шаблоном есть и несколько других вариантов, которые рассмотрены далее.
Если сотрудник увольняется
В этом случае возникает необходимость внести записи в раздел XI . Здесь важно записать причину увольнения, причем формулировки должны точно цитировать статьи Трудового кодекса. Приводится дата увольнения – т.е. последний рабочий день сотрудника вне зависимости от того, выпал он на будний, праздничный или выходной день. Работник обязательно ставит подпись и расшифровку, а если сделать это невозможно (например, в случае смерти), то подпись ставит ответственное должностное лицо или близкий родственник с указанием степени родства или же представитель работника, действующий по доверенности (фиксируется ее номер и дата составления).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. После увольнения карточка сдается в архив, в котором должна храниться не менее 75 лет.
Сколько дней считается непрерывный стаж
Беспрерывный стаж работы в России подсчитывается следующим образом.
Определяют время занятости на одном месте или складывают периоды труда в разных организациях, если не было прерывания. Для этого используют трудовую книжку, подтверждающие документы: дипломы об образовании, больничные листы, заключения врачебных комиссий, другие.
Рассмотрим на примере работы Кладовщика, Александровой Н.Ю.
| Организация | Дата приема | Дата увольнения,
причина |
Стаж |
| ООО «Луч» | 02.03.2015 | 01.06.2015,
сокращение штата |
3 месяца |
| ООО «Стройсталь» | 05.08.2015 | 26.12.2016,
собственное желание |
1 год 7 месяцев |
| ООО «Промстройснаб» | 11.01.2017 | 13.11.2017,
собственное желание |
2 года 5 месяца |
| стаж прервался, так как со дня предыдущего увольнения по собственному желанию не прошло года | |||
| ООО «Ремонткомплект» | 05.03.2018 |
—
(допустим, на 10.10.2018) |
7 месяцев |
При подсчете страхового стажа иногда нужно будет сравнивать его с непрерывным трудовым стажем работника по состоянию на 1 января 2007 года.
И если страховой стаж окажется меньше непрерывного, то размер пособия надо будет определять исходя из непрерывного стажа (ст. 17 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Непрерывный стаж может превысить страховой в целом ряде случаев. Так, в соответствии с пунктом 8 Правил исчисления непрерывного трудового стажа работников при назначении пособий по государственному социальному страхованию (утв. Постановлением Совета Министров СССР от 13.04.1973 № 252) и с учетом положений письма ФСС РФ от 25.10.2002 № 02-18/05-7418 в непрерывный трудовой стаж кроме времени работы засчитывались:
- служба в составе Вооруженных Сил СССР и РФ;
- служба в органах КГБ СССР, ФСБ России и МВД СССР и России, в народном ополчении и партизанских отрядах, если перерыв между днем освобождения от службы и днем поступления на работу или учебу в высшее или среднее специальное учебное заведение (в том числе на подготовительное отделение), в аспирантуру, клиническую ординатуру, на курсы, в училище или школу по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров не превысил трех месяцев;
- время работы или производственной практики на оплачиваемых рабочих местах и должностях в период обучения в высшем или среднем специальном учебном заведении, пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре независимо от продолжительности перерывов, вызванных обучением;
- время обучения в училищах и школах профессионально-технического образования (технических, профессионально-технических училищах, мореходных школах, школах фабрично-заводского обучения и т.д.), если перерыв между днем окончания училища или школы и днем поступления на работу не превысил трех месяцев;
- время обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров, если направлению на курсы или в школу непосредственно предшествовала работа либо поступлению на эти курсы или в школу предшествовала служба в составе Вооруженных Сил СССР и РФ, в органах КГБ, ФСБ России и МВД СССР и России, народном ополчении и партизанских отрядах.
Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2
Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:
- для ознакомления с записями в трудовой книжке;
- для учета военнообязанных.
В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, этот документ, как нам кажется, не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А хранить его надо постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.
Минимально работник расписывается в карточке три раза:
- за достоверность сведений при приеме на работу;
- при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
- при увольнении.
В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке рядом с дублирующей записью об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2019 года.
Страховой стаж что это такое
- исключение из общей продолжительности стажа сроков, учтённых в соответствии с законодательством другого государства — это необходимо, если человек работал за границей;
- включение в стаж периодов деятельности ИП, членов крестьянских хозяйств. родовых общин, а также сроков работы у физических лиц по договорам. Требование осуществляется только при наличии перечислений в ПФР;
- исключаются все периоды работы граждан, предшествующие получению ими пенсии по инвалидности или выслуге лет;
- исключаются совпадающие сроки, при этом лицо должно написать заявление о зачёте только одного из совмещённых периодов. Необходимость возникает, например, если ИП устроился в организацию в качестве наёмного рабочего;
- включаются сезонные работы, при этом каждый такой временной отрезок засчитывается за один календарный год;
- могут включаться сроки деятельности, засчитанные ранее в трудовой стаж .
В целях оценки пенсионных прав пенсионное законодательство предусматривает такие самостоятельные разновидности трудового стажа как страховой стаж и общий трудовой стаж. Указанные виды трудового стажа имеют различное предназначение. Так, страховой стаж необходим при определении права на трудовую пенсию.