Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отчет 4-ФСС в 2023 году + инструкция по заполнению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Потребность в документе появилась после перевода всей страны на «прямые» выплаты пособий из ФСС — с 1 января 2021 года. Деньги работникам, находящимся в ситуации нетрудоспособности, за первые 3 дня платит руководство организации, а далее — ФСС. Для назначения пособия Фонду нужна информация о работниках, о банковском счете, на который будут перечислять денежные средства.
Порядок заполнения раздела 2 в ЕФС-1
При подаче информации о СВ на травматизм, заполнять нужно ТЛ, подразделы 2.1 и 2.3. Остальные подразделы (2.1.1 и 2.2) — только при наличии соответствующих данных.
В разделе 2 нужно указать:
- среднесписочную численность работников;
- количество лиц, застрахованных по травматизму;
- количество работающих инвалидов и сотрудников, занятых на вредных производствах.
Заполняем сведения о застрахованном лице для оформления пособия
В документе нужно указать следующую информацию (каждую букву или цифру пишут в отдельной клетке):
- Полное название организации или ее обособленного подразделения, ФИО ИП или физлица.
- ФИО работника-заявителя в родительном падеже.
- ФИО работника, дату рождения.
- Номер СНИЛС и ИНН.
- Паспортные данные.
- Если есть временное удостоверение личности, то нужно указать информацию из него.
- Реквизиты документов, которые подтверждают проживание в РФ. Этот блок заполняют только иностранные граждане и лица без гражданства.
- Данные о месте регистрации.
- Данные о месте фактического проживания.
- Способ, которым заявитель будет получать пособие. Нужно выбрать, как и куда будет приходить выплата: на банковский счет, почтовым переводом, через другую организацию.
- Банковские реквизиты, номер карты МИР, если работник выбрал перевод на банковский счет.
- Информация об иной организации, если работник выбрал соответствующий способ.
- Адрес для доставки пособия почтой, если работник выбрал этот способ.
- Номер телефона, подпись работника, дата подачи данных.
Остальные графы заполняют работодатель (ФИО доверенного лица организации-работодателя, подпись, дата, адрес электронной почты) и должностное лицо ФСС.
Когда и как подавать сведения
Подать сведения о застрахованном лице в 2021 году следовало единожды в отношении:
- поступающих на работу – при их трудоустройстве;
- уже работающих – в любой момент, но чтобы данные были в ФСС РФ, когда появится право на пособие либо на оплату отпуска и проезда для лечения.
В дальнейшем подавать сведения требовалось, если представленные в Фонд данные работника изменились. Это позволяло избежать ошибок при назначении и выплате пособий напрямую из бюджета ФСС РФ.
В 2022 году правила подачи сведений о застрахованном лице появились в Законах № 255‑ФЗ и № 125‑ФЗ. Кроме того, они закреплены в Правилах, утв. Постановлением № 2010. Поэтому в 2022 году алгоритм взаимодействия работодателей и ФСС РФ серьезно изменился.
Прежде всего, с 2022 года листки нетрудоспособности оформляются только электронно и работодатели взаимодействуют с ФСС РФ тоже исключительно в электронной форме с использованием системы электронного документооборота Фонда. При этом ФСС РФ, как мы уже упоминали, теперь назначает пособия работающим в проактивном (беззаявительном) режиме. При открытии работнику электронного больничного листка Фонд автоматически оповещает работодателя, после чего направляет ему сообщения о каждом изменении статуса больничного (открыт, продлен, закрыт, аннулирован). В результате инициатива по назначению многих пособий теперь исходит от Фонда, а работодателю остается только проверить и подтвердить сведения. Получается, что для назначения пособия работодателю больше не нужно запрашивать с работника заявления для передачи его в Фонд. Теперь выплата осуществляется на основании электронного больничного. А информация для назначения пособия берется из сведений о застрахованном лице, которые работодатель подает в Фонд на каждого работника.
Чтобы оповестить работодателя об открытии листка нетрудоспособности, Фонду необходимо знать, где работает получатель пособия. Если работодатель уже подавал в 2021 году отчеты на каждого из своих работников, то у Фонда должна быть такая информация в объеме, предусмотренном формой документа, действовавшей до 31.05.2022.
Однако с 2022 года взаимодействие по назначению пособий происходит уже через систему электронного документооборота Фонда. Поэтому сведения о застрахованном лице необходимо подать через нее:
- на всех, кто работает на этот момент по трудовому договору,
- и на тех, кто уволен в 2022 году.
Фонд рекомендовал подать сведения до 01.03.2022, подключившись к системе электронного документооборота через спецоператора или через бухгалтерскую программу (1С, СКБ Контур, СБИС, Парус, Такском).
Далее в 2022 году подавать сведения необходимо при принятии на работу новых сотрудников, а также при изменении ранее поданных сведений (например, при изменении фамилии сотрудника, смене его банковских данных или если вы обнаружили ошибку в ранее представленной информации). Срок подачи отчета с новыми данными – в течение 3 дней со дня получения новых сведений.
Как заполнять справку расчет для возмещения в фсс за год
Например, в строке 12 расходы на пособия просят разбивать поквартально. Также требуют написать период, за который компания хочет возместить расходы.
Фонд запросил у компании две справки — одну по своей доработанной форме, вторую — на бланке из письма фонда. Мы спросили в региональном отделении и федеральном ФСС, как на это реагировать.
Форму справки можно дополнять, она не строгая, сообщили специалисты фонда. В подмосковном отделении рекомендуют составить справку так, как предложил филиал.
Если у него будут нужные данные, вам быстрее выплатят деньги.
Компания вправе не использовать доработанные филиалом формы, а составить справку-расчет по письму № 02-09-11/04-03-27029. Ее обязаны принять.
Сдавать справку по собственной форме небезопасно. ФСС разъяснил, что страхователи не вправе самостоятельно менять ее.
Как заполнять справку
Справка-расчет образца 2019 года объединяет в себя данные за отчетный период, а именно:
- сумма задолженности страхователя (ФСС) по страховым взносам на начало и конец отчетного (расчетного) периода;
- сумма начисленных к уплате страховых взносов, в том числе за последние три месяца;
- сумма доначисленных страховых взносов;
- сумма не принятых к зачету расходов;
- сумма средств, полученных от территориальных органов ФСС в возмещение произведенных расходов;
- сумма возвращенных (зачтенных) излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов;
- сумма средств, израсходованных на цели обязательного социального страхования, в том числе за последние три месяца;
- сумма уплаченных страховых взносов, в том числе за последние три месяца;
- сумма списанной задолженности страхователя.
Такие же данные до 2017 года приводились в Таблице 1 Раздела I утратившей с 2017 года формы 4-ФСС.
Вы можете скачать образец заполненной на конкретном примере справки-расчета. В 2019 году по этой справке организация возместила из ФСС России расходы на пособия.
Подготовка справки-расчета для предоставления в ФСС
Подготовка необходимого пакета документов для предоставления в ФСС РФ осуществляется в приложении 1С бухгалтерия, учет осуществляется в подразделе «Заявление и справка-расчет для ФСС».
- Откройте отчет для заполнения заявления и справки-расчета из меню «Зарплата и кадры» (Зарплата — Отчеты).
- В графу «Период» введите даты начала и окончания периода возмещения расходов по выплате пособий (начало периода совпадает с началом года).
- Строка «Организация» будет заполнена автоматически. Если организаций несколько, следует выбрать ту, которая направляет в ФСС запрос по выделению средств на соцобеспечение.
- Меню «Настройки» предназначено для ввода данных, нужных для оформления бланка заявления в программе 1С бухгалтерия 8.3 (рис. 1). Эти же данные – должность руководителя органа контроля по взносам, номер лицевого счета компании в Федеральном казначействе и др. – могут быть впоследствии введены вручную.
Предшествующая форма 4-ФСС и ее аналог в виде второго раздела ЕФС-1 несколько различаются. Для сопоставления – в разд. 2 к ЕФС-1 в 2023 году:
- указывают число по застрахованным работникам по взносам на травматизм;
- записывают тип страхователя там, где отображается облагаемая база взносов;
- заполняют новую графу, где требуются расчетные данные о взносах на начало отчет. периода;
- госструктуры заполняют новый раздел, касающийся облагаемой базы;
- не надо указывать число лиц, пострадавших при наступлении страхового случая (их исключили).
ФСС: структуризация пособий
Там, где не действует пилотный проект ФСС, оплата пособия на случай временной нетрудоспособности и материнства производится страхователями как из своих средств (за три первых дня болезни), так и за счет средств Фонда соцстраха (за остальные дни болезни и по другим видам пособий, в т.ч. по беременности и родам).
Страхователь, выплатив работнику общую сумму начисления по листку нетрудоспособности, на часть, выплачиваемую за счет ФСС, уменьшает сумму перечисляемых страховых взносов. Однако в тех случаях, когда расходы на выплату пособий по соцстраху за отчетный период превышают начисленные суммы страхвзносов, страхователь имеет право обратиться к Фонду с заявлением о возмещении выплаченных средств (п.2, 9 ст.431 НК РФ, п. 1, 2, 3 ст. 4.6 закона № 255-ФЗ), предоставив необходимые документы.
Превышение выплат больничных пособий над суммой страхвзносов отражается страхователем в строке 120 «Расчета по страховым взносам» соответствующего отчетного периода. Расходы показывают в приложении 3 к разделу 1 того же Расчета. ИФНС, получив Расчет, передает полученные сведения в ФСС.
Справка-расчет для ФСС в 2020 году: бланк и образец заполнения
Форма Справки-расчета приведена в Приложении 1 к Заявлению о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения (Письмо ФСС от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029). Вот какие показатели фиксируются в справке-расчете в 2020 году:
- сумма задолженности страхователя (ФСС) по страховым взносам на начало и конец отчетного (расчетного) периода;
- сумма начисленных к уплате страховых взносов, в том числе за последние три месяца;
- сумма доначисленных страховых взносов;
- сумма не принятых к зачету расходов;
- сумма средств, полученных от территориальных органов ФСС в возмещение произведенных расходов;
- сумма возвращенных (зачтенных) излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов;
- сумма средств, израсходованных на цели обязательного социального страхования, в том числе за последние три месяца;
- сумма уплаченных страховых взносов, в том числе за последние три месяца;
- сумма списанной задолженности страхователя.
Как заполнить Справку-расчет в ФСС
Справка — расчет, представляемая при обращении за выделением средств на выплату страхового обеспечения, включает в себя следующие показатели за отчетный период:
- сумма задолженности страхователя (ФСС) по страховым взносам на начало и конец отчетного (расчетного) периода;
- сумма начисленных к уплате страховых взносов, в том числе за последние три месяца;
- сумма доначисленных страховых взносов;
- сумма не принятых к зачету расходов;
- сумма средств, полученных от территориальных органов ФСС в возмещение произведенных расходов;
- сумма возвращенных (зачтенных) излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов;
- сумма средств, израсходованных на цели обязательного социального страхования, в том числе за последние три месяца;
- сумма уплаченных страховых взносов, в том числе за последние три месяца;
- сумма списанной задолженности страхователя.
Ничего нового в заполнении Справки-расчета для страхователя нет. Аналогичные данные ранее приводились в Таблице 1 Раздела I утратившей с 2021 года формы 4-ФСС.
Приведенный нами образец справки-расчета в ФСС актуален и в 2019 году.
В каких случаях подается промежуточный отчет
Отчет составляется только в том случае, если сумма взносов от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (НСиПЗ) по окажется меньше суммы выплаченных работникам за этот период пособий.
При этом отчет заполняется, когда указанные выплаты были в первом-втором месяце отчетного квартала. Если выплаты сделаны в третьем месяце, то понесенные расходы отражаются в квартальном 4-ФСС и промежуточная отчетность не сдается.
Важно! Промежуточный отчет ФСС представляется в фонд, если регион, в котором зарегистрирован работодатель, не включен в пилотный проект ФСС. Участники пилотного проекта передают требуемый перечень документов в ФСС, и выплаты работнику производятся напрямую из фонда, а страхователь при этом перечисляет взносы от НСиПЗ в полном объеме.
Как отражать показатели в справке-расчете на возмещение расходов из ФСС России?
Расходы работодателя на выплату пособий в августе и сентябре превысили сумму начисленных страховых взносов.
При заполнении справки-расчета для получения из фонда денежного возмещения такой разницы возник вопрос об отражении в ней итоговых сумм взносов и произведенных расходов. Нужно ли указывать эти значения нарастающим итогом с начала года или с начала отчетного квартала (за который происходит возмещение)? Организация, у которой по итогам отчетного (расчетного) периода расходы на выплату пособий превысили сумму начисленных взносов на социальное страхование, вправе обратиться в орган ФСС России за возмещением понесенных затрат (ч.
2 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее – Закон № 255-ФЗ).
Их формы приведены в . В их числе:
- заявление;
- расшифровка понесенных расходов;
- справка-расчет;
- документы, подтверждающие расчет и выплату пособий.
Порядок заполнения справки-расчета не утвержден.
Еще какие справки дают при увольнении
Обязательный список к выдаче в день прекращения трудового контракта:
- Справка о зарплате (форма 182н). Содержит сведения о выплатах за текущий год и 2 предшествующих. Понадобится для расчета пособий новому работодателю либо ФСС.
- Справка о страховых взносах; при увольнении ее обязательно выдавать в виде выписки из расчета по страховым взносам, который с января 2017 года работодатели сдают в ФНС.
- Сведения о стаже — выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Положено предоставлять такую бумагу на основании п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27. Причем данные необходимо готовить и в том случае, если прекращает действие договор ГПХ.
- Дополнительно нужна выписка из формы СЗВ-М (персонифицированный учет). Она должна содержать информацию только за месяц увольнения и только в отношении одного работника — увольняющегося.
Обратите внимание: если компания отчитывается в электронной форме, то все выписки, подготовленные для работника, будут считаться копиями. Поэтому их необходимо заверить в установленном порядке, а при наличии печати еще и поставить штамп. Также важно, чтобы в документы не попала персональная информация других сотрудников, иначе может быть нарушено законодательство о персданных россиян.
Поскольку все вышеперечисленные документы необходимо выдавать обязательно, работодатель должен обезопасить себя от штрафов и разбирательств. Для этого необходимо подготовить расписку о том, что компания предоставила всю предусмотренную законом информацию. Важно прописать, какие именно документы выданы, указать дату выдачи и отдать на подпись увольняющемуся сотруднику. Чтобы было проще, можно заранее утвердить определенную форму такой расписки, а потом только вписывать дату составления, сведения о работнике, который выдал документы, и данные сотрудника, получившего их.
Отправка сведений о застрахованных лицах
Для успешного перехода на проактивный порядок выплаты пособий необходимо, в первую очередь, направить в ФСС сведения о застрахованных лицах – работниках вашей организации через систему СЭДО.
С 01.01.2022 работодатели должны передавать сведения о застрахованных лицах:
– при приеме (увольнении) на работу сотрудника;
– в случае изменения сведений о работнике (ФИО, СНИЛС, ИНН, способ перечисления и реквизиты).
Срок отправки – 3 рабочих дня.
Сроки направления сведений о застрахованных лицах, уже работающих в организации, действующим законодательством не установлены. При этом в целях сохранения права застрахованных лиц на получение пособий и обеспечения кратчайших сроков их назначения и выплаты, передача сведений должна была быть выполнена до конца февраля 2022 года, в том числе по уволенным работникам.
СЭДО по пособию при рождении ребёнка
Пособие при рождении ребенка ФСС выплатит на основании сведений от органов ЗАГС (п. 26 Правил). Сотрудник никакие документы представлять работодателю не должен. Работодатель может в целях назначения пособия получить запрос из фонда о недостающих сведениях для выплаты пособия (сведения о районном коэффициента). Передать сведения в фонд работодатель должен в течение двух рабочих дней с даты получения такого запроса.
Где трудоустроены родители ФСС запрашивает в ПФР, также фонд проверяет, не выплачивалось ли уже пособие на этого ребенка. Если окажется, что трудоустроены оба родителя, то запрос от ФСС придет к тому работодателю, где работает мама. Если трудоустроен один из родителей, то пособие получит он и запрос от ФСС поступит к работодателю этого родителя. Если оба родителя безработные, пособие выплатит орган социальной защиты.