Первичные документы в электронном виде

Сервис оператора должен давать возможность:

• Посылать и получать регламентированные и нерегламентированные ЭД;

• Открывать ЭД в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;

• Подписывать ЭД нескольким подписантам сразу или отказывать в подписи;

• Распечатывать ЭД со штампом оператора;

• Автоматом создавать архивы всего пакета ЭД, в том числе и сопровождающих документов;

• Удобные инструменты работы с архивом и реестром ЭД – поиск, просмотр и пр.;

• Аннулировать или отзывать ЭД;

• Поддерживать параллельную работу нескольких пользователей;

• Обеспечивать безопасность;

• Подключиться провайдеру ЭДО к ПО, которое использует ваша компания для ведения документооборота и отчетности;

• Техподдержка с удобным для вашего бизнеса режимом работы. Чаще всего операторы работают 24/7, но есть и те, кто на связи только в определенное время (например с 7:00 до 20:00 по будням).

Учёт и хранение первичных документов

Процесс приёма и обработки первичных документов разрабатывается в рамках графика документооборота, который служит приложением к учётной политике предприятия. Для каждого вида ПБД определяют порядок:

• приёма и регистрации;
• согласования и отправки на визирование руководителем;
• внесения данных ПБД в бухгалтерский учёт;
• хранения и архивации.

Состав первичной документации в бухгалтерии

Согласно приказу Минфина России, N 62н утверждён ФСБУ 27/2021, который содержит полные требования. Действует в отношении всех экономических субъектов, за исключением бюджетных организаций. В рамках стандарта можно ознакомиться с правилами по оформлению первичной документации и регистров бухучёта.

Несмотря на то, что сделки в различных компаниях имеют существенные различия, используется стандартный перечень документов. В основном, присутствуют наиболее известные разновидности:

• договоры;
• счета для оплаты;
• платежи;
• накладные на товары;
• акты, взаимосвязанные с работами или услугами;
• счета-фактуры.

Вопрос 1: На какие операции и когда именно оформляются первичные учетные документы?

«Каждый факт хозяйственной жизни» (формулировка из № 402-ФЗ, подразумевает экономическую операцию) подлежит оформлению первичным учетным документом. Иначе говоря, первичный учетный документ является свидетельством того, что организация совершила операцию, влияющую на ее экономическое состояние. На каждую операцию заводится учетная первичная документация.

Согласно закону, не допускаются к учету первичные документы, которыми оформлены «липовые» сделки, то есть не имевшие места, мнимые и притворные.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, то есть в момент проведения операции. Если в момент проведения операции сделать это не представляется возможным, тогда закон позволяет завести документы первичного учета после окончания операции.

Вопрос 6: Как облегчить работу с первичными документами?

Ошибки в работе с первичкой не редкость – объем информации такой, что не мудрено и ошибиться! Избежать неприятностей в работе с первичными документами призваны электронные системы-помощники. Сервис СБИС Электронный документооборот позволит наладить учет первичной документации, обеспечит легкий обмен данными с контрагентами. СБИС Электронная отчетность позволит передавать отчетность во все контролирующие органы – просто, без ошибок и точно в срок!

Подкрепить электронные коммуникации цифровой подписью вам помогут специалисты нашего Центра ЭЦП, которые быстро и четко под вашу задачу изготовят электронную цифровую подпись.

Подробнее о том, как сервис СБИС может помочь при работе с первичной учетной документацией, вам готовы рассказать наши специалисты.

Электронные документы и регистры

Важным новшеством является введение новых форм электронных учетных документов:

Краткие выводы урока 5

1. Бухгалтер вправе внести бухгалтерскую запись только на основании первичного документа.
2. Оформлять документацию нужно правильно по типовой или свободной форме с обязательным набором реквизитов.
3. Подписывать документы может руководитель, а также ограниченный круг лиц, назначенные приказом.
4. Каждый документ проверяется на наличие ошибок, регистрируется в журнале, подшивается в папку и хранится до истечения срока хранения.
5. Минимальный срок хранения для большинства бухгалтерских первичных документов – 5 лет.
6. Хранить документацию можно в офисе в помещении с правильными условиями или в архивной компании.
7. Бумаги с истекшими сроками хранения нужно уничтожать, для чего назначается экспертная комиссия.

Виды первичных документов

Всю «первичку» можно разделить на несколько групп по различным классификационным признакам. Это:

• По назначению. В этом разделе выделяют: распорядительные (доверенности, платёжки), исполнительные (ведомости, акты), бухгалтерского оформления (ведомости о выплате зарплаты, справки, расчётные листки), комбинированные (РКО и ПКО, авансовые отчёты). Отдельной группой идут бланки строгой отчётности – это книжки с квитанциями, прочее. Не каждое предприятие обязано иметь БСО, но если они присутствуют и ими пользуются, нужно вести строгий их учёт;
• По объёму тех сведений, которые содержатся в документе. Сюда входят простые первичные и сводные первичные. Это кассовая документация и кассовые отчёты. Последние формируются на основании первых;
• По тому, как документ отражает финансовую операцию. Здесь разовые и накопительные;
• По месту составления – внутренние (они оформляются внутри предприятия) и внешние (получаемые от контрагентов).

Возможность обмена документами с контрагентами

Любой факт хозяйственной деятельности субъекта регистрируется с помощью первичного учетного документа. Он должен включать обязательные реквизиты (ст. 9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ).

Первичный документ можно зарегистрировать двумя способами:

• в обычном бумажном виде;
• в электронном виде с подписью ЭЦП.

При работе с бумажными первичными документами часто возникают ситуации, когда они поступают несвоевременно или их вообще нет. Также возможны ошибки в оформлении или представление в виде сканированных копий. В этом случае бухгалтер должен найти первичные документы, а при наличии ошибок привести документацию в надлежащий вид. В основном этот момент касается первички, поступающей от контрагентов — поставщиков, покупателей, исполнителей.

Если первичный учетный документ создается в электронном виде в программе 1С, то он полностью соответствует требованиям законодательства. Кроме того, ЭДО с контрагентами имеет такие преимущества:

• сокращение времени на обмен документами;
• отсутствие необходимости вносить информацию в программу вручную;
• снижение ошибок из-за исключения человеческого фактора;
• сокращение времени на обработку документов;
• сокращение времени на подготовку и отправку документации в ИФНС;
• уменьшение затрат на бумажный документооборот (зарплата, расходные материалы, бумага);
• отсутствие необходимости вести бумажный архив;
• возможность ведения электронного архива с периодическим созданием копии;
• возможность контролировать статусы документооборота (ожидается подтверждение, ожидается исправление, ЭДО завершен);
• возможность подписания сразу группы документов с помощью ЭЦП;
• высокая безопасность и конфиденциальность электронного документооборота.

Правила оформления электронных первичных документов

Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):

• квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);

• простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.

В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:

1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;

2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).

Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).

Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).

Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.

В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.

При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:

Давайте перестанем путаться в терминологии!

В профессиональном сообществе скептически относятся к методу прямого перевода в процессе подготовки стандартов ИСО, который был применен и при подготовке стандартов на основе ИСО 30300 и ИСО 30301. Его всегда оправдывают актуальностью, необходимостью быстро преодолеть научно-техническое отставание и внедрить в отечественную практику зарубежные передовые технологии. Но язык стандартов по управлению документами, зачастую понятный сугубо профессионалам, из-за несоответствия управленческой и делопроизводственной терминологии играет свою отрицательную роль. Стандарты серии ИСО 30300 являются безусловно актуальными в условиях цифровизации управления, но они должны быть:

• изложены в форме, доступной пониманию руководителей и всех сотрудников организации, и
• адаптированы не только с языком, но и с предметной сущностью действующих отечественных нормативных правовых актов в сфере делопроизводства.

Серия ИСО 30300 разрабатывается в статусе стандартов на системы управления / системы менеджмента (ССУ или ССМ) и представляет собой такую же комплексную и взаимосвязанную совокупность нормативно-технических требований, как и стандарты систем менеджмента качества ИСО 9000, менеджмента информационной безопасности ИСО 27000 и экологического управления ИСО 14000. О менеджменте качества и системе информационной безопасности знает и заботится руководство большинства организаций в рамках стратегического управления, предотвращения рисков и обязанности соответствовать требованиям действующего законодательства. А когда решаются вопросы автоматизации работы с документами, руководители упорно сосредотачиваются на техническом аспекте внедрения информационной системы (условной СЭД), компьютерах, операционных системах и подвержены влиянию фактической рекламы возможностей той или иной информационной системы. Инвестиционные решения, например финансирование проекта СЭД, слишком часто основываются на мнении ИТ-директора и рекламе, обещающей «чудеса» автоматизации, которых не бывает без анализа ключевых процессов в организационных процедурах и основной бизнес-деятельности.

Для анализа ГОСТ Р ИСО 30302-2022 и понимания возможностей его применения необходимо усвоить основные термины и определения, закрепленные в первом стандарте на системы СУД – в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 (далее приведем определения из п. 3.4 и в скобках свои комментарии к ним):

• система управления – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов организации для установления политики организации и целей, а также процессов для их достижения (недостатки перевода проясняет одно из примечаний об элементах системы; на самом деле это – организационная структура, функции и распределение ответственности, планирование, функционирование, т.е. деятельность и т.п.; все эти элементы давно известны нам как организационные основы делопроизводства);
• система управления документами (СУД) – система управления, выполняющая в организации руководящие и контрольные функции в отношении документов (это прежде всего организационная система и системная реализация новой общей функции управления документами, в рамках которой необходимо планирование, финансирование, выделение ресурсов, контроль и оценка эффективности, развитие и совершенствование; именно поэтому в наименовании разделов стандарта отражены управленческие понятия и термины);
• управление документами – область менеджмента, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на архивное хранение или уничтожение документов,…

Техническое оформление: общие требования

Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95

Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019

Высота символов — не менее 2,5 мм

· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;

· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.

Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм

Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм

Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм

От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм

Интервал между строками — не менее 8 мм

· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;

· допускается использование двойного межстрочного интервала.

· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;

· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.

· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;

· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.

Похожие записи:

• Потребительская корзина в России на 2023 год
• Необходимо ли иметь ИНН для устройства на работу в 2023 году
• Сколько денег могут получить ветераны труда и как оформить звание