Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет ГСМ в 2022 году: на что обратить внимание». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Обязательные реквизиты путевого листа
При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.
Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.
Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.
Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).
Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Правила списания ГСМ по путевым листам
Порядок списания ГСМ по путевым листам предполагает 2 метода списания: по нормативу либо по факту. Для того чтобы разобраться, когда и какой способ использовать, обратимся к самой форме ПЛ.
Предположим, что предприятие пользуется ПЛ из постановления 78. Бланки данного документа содержат графу для указания расхода топлива. Колонки этой графы отражают, сколько топлива было в баке при выезде машины, сколько выдано и сколько осталось в баке при возвращении автотранспорта. В этом случае можно рассчитать фактический расход горючего по ПЛ. Неспециализированные транспортные предприятия при самостоятельной разработке своего ПЛ тоже могут включить в документ эти графы. Тогда при фактическом расчете затраченного ГСМ не возникнет трудностей.
Во II разделе приказа 152 в качестве обязательных реквизитов не указано отражение оборотов по движению топливных ресурсов. При этом в п. 6 данного документа можно увидеть требование об указании показаний одометра при выезде и въезде обратно транспортного средства, то есть пробег в километрах.
Как списывать ГСМ по путевым листам в случаях, когда в ПЛ не указаны обороты по топливу? Можно воспользоваться списанием ГСМ по нормативу — правила такого списания приведены в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Документ содержит нормативные затраты топлива для различных марок авто и порядок расчета затрат топлива согласно пройденному автотранспортом расстоянию.
Подтверждение транспортных расходов
Итак, маршрут транспорта не обязательно указывать в путевом листе. Но подтверждает ли такой документ транспортные расходы компании при расчете налога на прибыль?
Разберем на примере предпринимателя Игоря. Он открыл производство швейной фурнитуры в Вологде доставил продукцию заказчику по области. Производство работает на УСН «Доходы минус расходы» и Игорь хочет учесть расходы на доставку при расчете налога на прибыль. Он решил, что обязательных реквизитов достаточно. Также в листе было указано, что доставка осуществлена по Вологодской области.
Но инспекторы отказались учесть транспортные расходы по такому документу. Игорь обратился в вышестоящий налоговый орган — тот же результат. Тогда предприниматель пошел в суд. По его мнению, если компания не является автотранспортной, она может включить в путевой лист обязательные реквизиты и подтвердить расходы. Он также подтвердил использование автотранспортного средства в производственной деятельности:
-
чеками АЗС;
-
распоряжением на отгрузку продукции со склада;
-
должностной инструкцией водителя, согласно которой он имеет право эксплуатировать автомобиль только в служебных целях.
Когда нормативы повышаются
Оснований для применения повышающих коэффициентов для расчета нормы расходов топлива на автомобильном транспорте довольно много. Значения коэффициентов варьируются от 5% до 50%. А в сумме выдают и гораздо большие значения.
Основания для повышения норм расхода топлива:
- работа в зимний период — 5-20%;
- эксплуатация в горной местности — 5-20%;
- дороги сложного плана и опасные участки дорог — 10-30%;
- передвижение в городских зонах — 5-35%;
- необходимость частых технологических остановок — 10%;
- необходимость низкой скорости движения — 15-35% в среднем;
- для обкатки нового авто — до 10%;
- по длительности эксплуатации — 5-10%.
Это лишь ключевые факторы, которые повышают расход топлива. Исчерпывающий перечень приведен в Распоряжении Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008 (ред. от 20.09.2018).
Обязательные реквизиты путевого листа с 01.03.2023
Таким образом, состав сведений должен быть такой:
|
№ |
РЕКВИЗИТ |
ЧТО УКАЗЫВАТЬ И КАК ЗАПОЛНЯТЬ |
| 1 | Срок действия путевого листа | Дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован.
Если путевой лист оформлен более чем на 1 календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. |
| 2 | Лицо, оформившее его | Для юрлица:
Для ИП:
|
| 3 | Транспортное средство | Сведения о т/с должны включать:
|
| 4 | Водитель (-ли) транспортного средства | Сведения должны включать:
|
| 5 | Вид перевозки | Сведения должны включать информацию о перевозке:
1. Коммерческие перевозки. Это может быть:
2. Перевозки для собственных нужд. 3. Передвижение и работа специальных транспортных средств. |
| 6 | Вид сообщения | Городское, пригородное или междугородное |
На основе данных путевого листа бухгалтер должен произвести списание израсходованных ГСМ. Стоимость ГСМ, израсходованных на производственные нужды, списывается в большинстве случаев на счета учета затрат. Но есть и исключения: если расход топлива связан с приобретением внеоборотных активов (например, основных средств), то его стоимость включается в первоначальную стоимость объекта внеоборотных активов (пример 2).
Пример 2. Предприятие приобрело станок стоимостью 4 200 000 руб. на условиях самовывоза со склада поставщика, находящегося в другом городе. Для доставки станка командированы экспедитор и водитель. Сумма расходов на командировочные нужды — 6000 руб. (в том числе водителю выделено 2750 руб. на бензин). При возвращении из командировки стоимость остатка топлива в баке машины — 155 руб.
Типичные ошибки бухгалтеров
Обязательное требование к путевому листу, как, впрочем, к любому документу, — его правильное оформление. Можно выделить несколько моментов, где бухгалтеры ошибаются чаще всего.
Например, нет единого правила, на какой срок оформлять путевой лист, и отсутствие такого правила вызывает много вопросов. В письме от 03.02.06 № 03-03-04/2/23 Минфин России допускает еженедельное и даже ежемесячное составление документа, в случае если этот срок позволяет организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ. Впрочем, эта рекомендация не касается заполнения путевых листов в рамках уставной деятельности бюджетных организаций. Поэтому учреждениям рекомендуем опираться на указания Росстата. В письме от 03.02.05 № ИУ-09-22/257 Росстат указывает, что путевой лист составляется на срок в один день (одну смену). Больший период допустим только в случае командировки водителя.
Часто бухгалтеры не считают необходимым заполнять все графы оборотной стороны путевого листа. Это касается указания пунктов назначения: нередко конкретные точки заменяют общими фразами — «Поездки по городу» и пр. Они не позволяют подтвердить, что транспорт использовался в служебных целях и расходы носят производственный характер (письмо Минфина России от 20.02.06 № 03-03-04/1/129). Отсутствие в путевом листе конкретных пунктов назначения контролирующие органы признают нарушением. Ошибкой будет и отсутствие подписи водителя в каждой строке, где указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения машины на стоянку / в гараж.
Обратите внимание на раздел «Движение горючего». На основании граф «Расход по норме» и «Расход фактический» производится списание бензина. Фактический расход вносите строго по счетчикам. При заполнении нормативного расхода бензина на 100 км пробега возьмите за основу распоряжение Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р (в редакции от 14.07.15), где определены все нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Они касаются и бюджетных учреждений.
Путевой лист в 1С, из чего состоит программный продукт?
Документы
- Путевой лист автобуса (форма №6)
- Путевой лист автобуса необщего пользования (форма №6-спец.)
- Путевой лист автомобильного (стрелового самоходного) крана
- Путевой лист грузового автомобиля (форма 4-C)
- Путевой лист грузового автомобиля (форма 4-П)
- Путевой лист грузового автомобиля (форма 4-М)
- Путевой лист легкового автомобиля (форма №3)
- Путевой лист специального автомобиля (форма 3-спец.)
- Путевой лист строительной машины (форма ЭСМ-2)
- Рапорт о работе строительной машины (форма ЭСМ-3)
- Справка (форма ЭСМ-7)
- Путевой лист трактора (форма 412-АПК)
- Учетный лист тракториста-машиниста (форма 411-АПК)
- Маршрутный лист подвижного состава
- Путевые листы Индивидуального предпринимателя (формы ПА-1, ПГ-1, ПЛ-1)
- Заправочная ведомость
- Ввод начальных данных по пробегу и остатку топлива
- ТН, CMR
Отчеты
- Журнал учета путевых листов (форма №8)
- Журнал предрейсового медицинского осмотра водителей
- Журнал предрейсового осмотра транспортных средств
- Карточка работы транспортного средства
- Остатки и оборот топлива по видам, машинам, документам
- Расход топлива по сотрудникам
- Ведомость поступления топлива
- Ведомость списания топлива
- Заработная плата
- Фактические затраты
- Планируемые затраты
- Реестр Заявок
- Прочие вспомогательные отчеты
Справочники
- Грузы, Должности, Контрагенты, Шаблоны адресов контрагентов, Маршруты, Транспортные средства, Прицепы, Поправочные коэффициенты и другие…
Обработка перерасчета пробега и топлива
- Пересчитывает пробег и топливо в документах в случае исправлений задним числом
Обработка перенумерации
Восстановление последовательности сквозной нумерации документов в случаях, когда это необходимо
Обработка экспорта проводок в конфигурации: БП, БСО, ERP, КА, УПП
- Создает документы на списание топлива. Счета и аналитика настраиваются.
Обработка Импорта контрагентов из типовых конфигураций
- Бухгалтерия предприятия 3.0
- Бухгалтерия предприятия 2.0
- Бухгалтерия строительной организации
- Управление торговлей
- Управление небольшой фирмой
- Управление производственным предприятием
- ERP Управление предприятием
- Комплексная автоматизация
Обработка Импорта сотрудников из типовых конфигураций
- Бухгалтерия предприятия 3.0
- Бухгалтерия предприятия 2.0
- Бухгалтерия строительной организации
- Управление производственным предприятием
- ERP Управление предприятием
- Комплексная автоматизация
Множество различных отчетов, автоматизированный расчет нормы топлива, многообразие форм путевых листов. Очень большая экономия времени при расчете нормы топлива, до этого все делали вручную. Оперативность, контакт с клиентом, тех.поддержка.
ООО «Юнилайн» Мололкина В.С.
Понравилась возможность интеграции с системой мониторинга. Получили ценный опыт взаимодействия с техподдержкой по доработке конфигурации под наши условия по приспособлению 1с для учета путевых листов карьерных самосвалов. В результате имеется возможность использовать дифференцированные нормы расхода топлива по «объектам» (маршруты), а также дифференцированный тариф сдельной заработной платы водителям по «технологическим операциям».
ООО «Жирновский щебеночный завод» Гришин Д.Ю.
Настоящим письмом благодарим Вас за сотрудничество, оперативность во взаимодействии по модернизации программы. Отдельно хотим отметить в программе, простой и удобный интерфейс, в программе удобно вести учет без сложных формул и лишних операций.
ООО «ТехноТрак» Каган Д.А.
Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.
Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.
В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.
Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.
Как признавать расходы на ГСМ в целях налогообложения?
Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.
ООО «Рассвет»
ПРИКАЗ №5
г. Москва
1 июня 2021 г.
Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу. 2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок. 3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля. 4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.
Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.
С приказом ознакомлены:
главный инженер Мартынов А.А. заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И. главный бухгалтер Михалкова Т.В.
ФАЙЛЫ
Использовано два вида топлива
Если для вашего случая лимиты там не предусмотрены, за основу можно взять техническую документацию предприятия-изготовителя на газовое оборудование. Или разработать собственные исходя из фактического расхода топлива.Как определить, какое топливо использовано Информацию о пройденном автомобилем километраже, а также о том, какой вид топлива использован, можно получить из путевых листов. Там водитель фиксирует показание спидометра при переключении транспортного средства на соответствующее топливо.
Кроме того, в соответствующих графах документов должны быть указаны сведения о расходе газа и бензина за определенный период времени и километраж.
На основании этих данных можно списывать топливо по каждому его виду.Пример. Водитель М.В. Канищев представил в бухгалтерию путевой лист. Его автомобиль
Как провести инвентаризацию ГСМ
Так как списание по нормативу подразумевает погрешности, организация должна периодически сверять данные, отраженные в бухучете, и фактические остатки. Проводить такую сверку можно раз в неделю, в месяц или в квартал. Некоторые компании делают ее ежедневно.
Для определения фактического остатка используют разные методы. Самый простой — это вылить из бака бензин в мерную емкость и узнать объем. Однако организации редко прибегают к такому способу.
Более распространен другой метод. Суть его в заключается в следующем. Сначала надо полностью наполнить бак. Затем нужно посмотреть в технической документации, чему равен объем бака. А также посмотреть по чеку автозаправочной станции, сколько топлива было залито в бак. Если от объема бака отнять объем залитого бензина, получим остаток, который находился в баке до начала заправки. Эту цифру необходимо сверить с той, что значилась по данным бухучета на то же число.
Существуют и другие способы — например, при помощи специального щупа с нанесенной шкалой. Однако ни один из методов, кроме опустошения бака, не исключает погрешностей.
Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.
Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.
В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.
Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.
Порядок осуществления расчетов
Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика стопроцентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета. Предоплата может осуществляться покупателем самостоятельно либо на основании счетов, выставляемых по запросу покупателя на сумму предоплаты, рассчитанной исходя из лимита.
В ряде случаев покупатель отдельно оплачивает стоимость многоразовых литровых топливных карт с суточным (или месячным) лимитом.
Количество передаваемых нефтепродуктов определяется исходя из суммы денежных средств на лицевом счете организации-покупателя. Предельно допустимый остаток денежных средств на лицевом счете покупателя определяется в соответствии с условиями заключенного договора (например, из расчета потребления нефтепродуктов в течение трех суток). При достижении суммы остатка (количества литров) на лицевом счете организации-покупателя по какой-либо марке топлива значения сигнального порога (его определяет поставщик) поставщик предупреждает покупателя о необходимости сделать заказ на топливо.
Обоснование порядка учета
Методологическим обоснованием изложенного порядка учета служит пункт 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. Согласно названной норме порядок создания первичных учетных документов и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете устанавливаются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
Таким образом, организация — покупатель бензина по смарт-картам вправе отражать проводки по принятию к учету бензина и его последующему списанию на затраты один раз в месяц. Правда, при условии, что процессинговая или топливная компания представит все необходимые документы в конце отчетного месяца, но не позднее. Данный порядок следует закрепить в учетной политике.
В пунктах 5, 7 и 9 ПБУ 10/99 определено, что расходы, связанные с приобретением сырья, материалов, товаров и иных материально-производственных запасов (в данном случае затраты на приобретение израсходованного организацией бензина, а также на изготовление смарт-карт), являются расходами по обычным видам деятельности, на базе которых формируется себестоимость продукции.
Вычет сумм НДС, предъявленных поставщиком, осуществляется в общеустановленном порядке, то есть при выполнении условий:
- топливо оприходовано;
- имеются все необходимые документы (в том числе счет-фактура);
- топливо будет использовано в операциях, облагаемых НДС.
Предприятию следует оприходовать ГСМ отдельным документом на основе приходного ордера — «поступление материалов».
В большинстве случаев оно списывает горюче-смазочные материалы один раз в месяц. Процедуру осуществляет бухгалтерия, вернее материальный бухгалтер, ведущий учет материальных ресурсов.
В его обязанности входит ведение первичных материалов:
- заполнение ведомости движения ГСМ, содержащей его поступление и использование;
- получение путевых листов, обработка заключенных в нем сведений и их занесение в вышеуказанную ведомость;
- принятие авансового отчета, выборка и сверка содержащихся в нем данных;
- составление журнал с унифицированной формой 0310003 регистрации приходных и расходных ордеров по кассе, если ГСМ закупается по талонам;
- обработка сведений, содержащихся в приказах руководства об утверждении лимита на пробег автотранспортного средства, о нормах потребления горюче-смазочных материалов и размере надбавок к ним, зимнем и летнем периодах эксплуатации автотранспорта, направлениях в командировки.
ГСМ списываются на основании вышеперечисленных актов материальным бухгалтером и специально сформированной для производства процедуры комиссией в составе трех и более человек.
Первичные документы обосновываются требованием-накладной, заправочными карточками, чеками АЗС по фактическому использованному объему ГСМ.